Als rasches, unkompliziertes Tool hat E-Mailen das Marketing und die alltägliche Büro-Arbeit in den letzten Jahren stark verändert – mit einer enormen Effizienz hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand.
E-Mail-Marketing wird in den USA als das leistungsstärkste Marketingsinstrument eingeschätzt (mit einer Zustimmung von 80 Prozent) und ein Viertel des Online-Handels ist heute auf einen E-Mail-Anstoß zurückzuführen. Das schreibt zumindest Torsten Schwarz in „Praxistipps E-Mail-Marketing 2.0„. E-Mails waren jüngst etwa das Basismedium in Obamas erfolgreicher Wahlkampagne.
Aber erweist sich E-Mail im täglichen Arbeiten wirklich als Segen? Rund 35 Mrd. E-Mails werden laut IDC an jedem Werktag verschickt. Die Inflation an E-Mails in den Inboxen wird zunehmend zum Problem. Gerade wer in größeren Konzernen arbeitet, fühlt sich schon alleine mit unternehmensinternen Nachrichten überhäuft und das Löschen von Spam erfordert immer mehr Zeit.
Ein typischer Sachbearbeiter verbringt mittlerweile 40 Prozent seiner Arbeiszeit für das Handling der E-Mails. Das schätzen Mike Song, Vicki Halsey und Tim Burress in ihrem Buch „Die Hamsterrevolution. Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos“. Vielleicht ist die Zahl etwas überzogen, aber sie zeigt eine grundsätzliche Einordnung und die Dimension des Problems. Ein simples Beispiel illustriert, wie sehr unser Arbeiten vom E-Mailen dominiert und oft auch blockiert ist. Ein Sachbearbeiter erhält und versendet pro Tag zum Beispiel 50 E-Mails. Die Autoren rechnen weiter: In einem Jahr ergibt das 12.200 Nachrichten oder 50 Arbeitstage, die mit dem E-Mailen verbracht werden. Das ist nicht wenig, konsequentes Ziel sollte also sein, die E-Mail-Flut zu verringern. Denn das Resultat wäre beachtlich: Bereits eine Reduktion des Nachrichtenaufkommens um 20 Prozent summiert sich in diesem Beispiel innerhalb eines Jahres zu einer Einsparung von zehn ganzen Arbeitstagen.
Wie kämpft man aber erfolgreich gegen die E-Mail-Flut an? Das Buch „Die Hamsterrevolution“ stellt dazu 4 Strategien vor:
1. E-Mail-Volumen reduzieren
Zunächst heißt es einmal selbst weniger senden: Wer weniger Nachrichten verschickt, erhält auch weniger. Weiter gedacht sollte man generell überlegter e-mailen. Empfänger würden gerne auf so manches belanglose Informieren („zu Ihrer Information“), redundantes Wiederholen, Bestätigen oder höfliches Dankesagen  verzichten – sehr viele solcher Nachrichten sind nicht notwendig und tragen primär zu vollen Inboxen bei. Das gilt gerade auch für CC-Nachrichten. Darüber hinaus gilt es auf vollständige Nachrichten zu achten: Es erfreut den Empfänger ungemein, alle Informationen zu einem Thema in einem E-Mail zu erhalten und nicht  häppchenweise.
2. E-Mail-Qualität verbessern
Gestaltung und Betreff sind zwei wesentliche Faktoren, um die Qualität einer Nachricht zu steigern. Ein aussagekräftiger Betreff ist für Empfänger und Absender gleichermaßen eine Wohltat (gerade auch bei der Weiterbearbeitung und beim späteren Wiederauffinden einer Nachricht). Und manchmal lässt sich der gesamte Inhalt gleich in den Betreff packen. Zum Beispiel bei einer Erledigt-Benachrichtigung. Mit einem Hinweis „EdN“ (Ende der Nachricht) signalisiert man dann dem Empfänger, dass er den Haupttext der Nachricht nicht mehr anzusehen braucht.
Die Gestaltung von E-Mails wird oft sträflich vernachlässigt. Allzu viel Aufwand ist auch nicht nötig (und möglich). Einige grundsätzliche Regeln aber entscheidend, bei K2 waren sie schon ausführlich zu lesen.
3. Info-Training
Mike Song und seine Co-Autoren schlagen vor, eigene Informations-Trainer in einem Unternehmen zu qualifizieren, die den richtigen Umgang mit E-Mails im eigenen Betrieb weitergeben und interne Organisations-Strategien entwickeln. Das kann in größeren Unternehmen wirklich sinnvoll sein.
4. Das KOTA-System
Dieses System schlägt vor, E-Mails in 4 Ordnern zu strukturieren: Kunde – Output – Team – Administration. Es ist eine mögliche Systematik, mir persönlich sagt dieser Vorschlag nicht zu. Aber das Anliegen dahinter stimmt: Ordnung ist der halbe E-Mail-Himmel. Wer für das richtige System Inspiration sucht, ist auch beim Blog von Nick Cernis richtig. Und denken sollte man auch an die vielen Transaktions-Mails, Newsletter und dergleichen: Dafür am besten gleich eigene Eingangsordner anlegen – damit diese Nachrichten nicht die Inbox füllen und wichtige Mails dazwischen übersehen werden.
Überlegter E-Mailen ist ein Geschenk an sich selbst und an andere. Man sollte damit jetzt beginnen.
> Mehr dazu:
Serie bei K2: Die besten E-Mail-Tipps
Mike Song, Vicki Halsey und Tim Burress
Die Hamsterrevolution. Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos
Gabal Verlag 2007


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Summertime V: Der eigenen Kreativität auf der Spur
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