Die besten E-Mailing-Tipps

Bei einem persönlichen Gespräch gibt es meist ein Wechselspiel zwischen Fragen und Antworten. Im Prinzip gilt das auch für ein Werbe-Mailing, das via E-Mail ausgesendet wird: Der Empfänger hat Fragen zu dem Angebot, die am besten direkt im E-Mailing beantwortet werden.
Diese unausgesprochenen Fragen können zum Beispiel lauten:

  • Wer schreibt mir?
  • Wie spricht mich der Absender an?
  • Wer hat unterschrieben?
  • Was bringt mir das?
  • Warum bekomme gerade ich diese Zusendung?
  • Habe ich dafür Bedarf?
  • Wie habe ich das bisher gelöst?
  • Welchen Vorteil bringt mir das Angebot?
  • Wer beweist mir das?
  • Welches Risiko habe ich?
  • Wie kann ich mehr über dieses Angebot erfahren?

Ein gelungenes E-Mailing führt den Empfänger geschickt durch den Text – und gibt dabei Antworten auf all diese typischen Fragen. So entsteht ein Dialog, an dessen Ende im Idealfall die gewünschte Reaktion steht.
Dieser Dialog umfasst 5 Elemente:

  1. Personalisierte Anrede
  2. Bedarf wecken
  3. Lösung präsentieren
  4. Nutzen verdeutlichen (statt reiner Werbebotschaften!)
  5. Zu einer Reaktion motivieren („Call for action“)

Der entscheidende Punkt dabei ist, es dem Kunden so einfach wie möglich zu machen. Denn Werbe-E-Mails sind keine erwünschte Post. Nur wenn der Empfänger rasch seinen Nutzen erkennt, wird das Angebot Erfolg haben.
Daneben gibt es eine Reihe weiterer entscheidender Faktoren – wie etwa den Versandzeitpunkt. Der E-Marketing-Anbieter dialog-Mail hat soeben eine neue Studie veröffentlicht, die diesen und andere Punkte untersucht.

Mehr dazu:
dialog-Mail Öffnungs-Report

E-Mail-Marketing in Zeiten des Social Webs

Die US-Organisation MarketingSherpa ist schon seit Langem internationaler Guru zum Thema E-Mail-Marketing. In München veranstaltete die Organisation soeben ein E-Mail Summit mit neuesten Trends zum Thema.
Mark Philipp von GermanWings zeigte sich dabei überzeugt: „Everybody is talking about social media, while e-mail marketing is still making all the sales.
Auch wenn der Hype um das Social Web groß sein mag, ist das doch etwas überzeichnet. Gerade, wenn man sich die Entwicklung in den USA ansieht. Facebook hat dort Google im März 2010 schon einmal als meistbesuchte Website überholt. Mit standortbezogenen Angeboten ist in den USA bereits die nächste Generation an Diensten im Aufwind. „Macht im Internet hat eine kurze Halbwertszeit“, stellt dazu das Blog Off the Record fest.
Aktivitäten im Social Web lassen sich für Unternehmen nicht so ohne Weiteres in gesteigerte Umsatzzahlen umlegen, einige Befragungsergebnisse sind dennoch interessant. Die deutsche Wochenzeitung Horizont zitiert etwa in der Ausgabe vom 18. März 2010 eine Studie des Marketing-Unternehmens Hubspot. Demnach sagen 68 Prozent der US-Unternehmen, dass sie über Facebook Kunden gewonnen haben. McKinsey und Google haben erhoben, dass der Pro-Kopf-Umsatz von Unternehmen, die in Netzwerken überdurchschnittlich aktiv sind, deutlich höher ist als bei Händlern, die auf solchen Plattformen nicht aktiv sind. Und laut einer Erhebung von Razorfish haben 65 Prozent der Befragten ihre Meinung über eine Marke nach einer Begegnung mit ihr im Netz verändert.
> Mehr zum E-Mail Summit bei dialogMail

Summertime IV: Effizienter e-mailen

SummertimeAls rasches, unkompliziertes Tool hat E-Mailen das Marketing und die alltägliche Büro-Arbeit in den letzten Jahren stark verändert – mit einer enormen Effizienz hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand.
E-Mail-Marketing wird in den USA als das leistungsstärkste Marketingsinstrument eingeschätzt (mit einer Zustimmung von 80 Prozent) und ein Viertel des Online-Handels ist heute auf einen E-Mail-Anstoß zurückzuführen. Das schreibt zumindest Torsten Schwarz in „Praxistipps E-Mail-Marketing 2.0„. E-Mails waren jüngst etwa das Basismedium in Obamas erfolgreicher Wahlkampagne.
Aber erweist sich E-Mail im täglichen Arbeiten wirklich als Segen? Rund 35 Mrd. E-Mails werden laut IDC an jedem Werktag verschickt. Die Inflation an E-Mails in den Inboxen wird zunehmend zum Problem. Gerade wer in größeren Konzernen arbeitet, fühlt sich schon alleine mit unternehmensinternen Nachrichten überhäuft und das Löschen von Spam erfordert immer mehr Zeit.
Ein typischer Sachbearbeiter verbringt mittlerweile 40 Prozent seiner Arbeiszeit für das Handling der E-Mails. Das schätzen Mike Song, Vicki Halsey und Tim Burress in ihrem Buch „Die Hamsterrevolution. Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos“. Vielleicht ist die Zahl etwas überzogen, aber sie zeigt eine grundsätzliche Einordnung und die Dimension des Problems. Ein simples Beispiel illustriert, wie sehr unser Arbeiten vom E-Mailen dominiert und oft auch blockiert ist. Ein Sachbearbeiter erhält und versendet pro Tag zum Beispiel 50 E-Mails. Die Autoren rechnen weiter: In einem Jahr ergibt das 12.200 Nachrichten oder 50 Arbeitstage, die mit dem E-Mailen verbracht werden. Das ist nicht wenig, konsequentes Ziel sollte also sein, die E-Mail-Flut zu verringern. Denn das Resultat wäre beachtlich: Bereits eine Reduktion des Nachrichtenaufkommens um 20 Prozent summiert sich in diesem Beispiel innerhalb eines Jahres zu einer Einsparung von zehn ganzen Arbeitstagen.
Wie kämpft man aber erfolgreich gegen die E-Mail-Flut an? Das Buch „Die Hamsterrevolution“ stellt dazu 4 Strategien vor:
1. E-Mail-Volumen reduzieren
Zunächst heißt es einmal selbst weniger senden: Wer weniger Nachrichten verschickt, erhält auch weniger. Weiter gedacht sollte man generell überlegter e-mailen. Empfänger würden gerne auf so manches belanglose Informieren („zu Ihrer Information“), redundantes Wiederholen, Bestätigen oder höfliches Dankesagen  verzichten – sehr viele solcher Nachrichten sind nicht notwendig und tragen primär zu vollen Inboxen bei. Das gilt gerade auch für CC-Nachrichten. Darüber hinaus gilt es auf vollständige Nachrichten zu achten: Es erfreut den Empfänger ungemein, alle Informationen zu einem Thema in einem E-Mail zu erhalten und nicht  häppchenweise.
2. E-Mail-Qualität verbessern
Gestaltung und Betreff sind zwei wesentliche Faktoren, um die Qualität einer Nachricht zu steigern. Ein aussagekräftiger Betreff ist für Empfänger und Absender gleichermaßen eine Wohltat (gerade auch bei der Weiterbearbeitung und beim späteren Wiederauffinden einer Nachricht). Und manchmal lässt sich der gesamte Inhalt gleich in den Betreff packen. Zum Beispiel bei einer Erledigt-Benachrichtigung. Mit einem Hinweis „EdN“ (Ende der Nachricht) signalisiert man dann dem Empfänger, dass er den Haupttext der Nachricht nicht mehr anzusehen braucht.
Die Gestaltung von E-Mails wird oft sträflich vernachlässigt. Allzu viel Aufwand ist auch nicht nötig (und möglich). Einige grundsätzliche Regeln aber entscheidend, bei K2 waren sie schon ausführlich zu lesen.
3. Info-Training
Mike Song und seine Co-Autoren schlagen vor, eigene Informations-Trainer in einem Unternehmen zu qualifizieren, die den richtigen Umgang mit E-Mails im eigenen Betrieb weitergeben und interne Organisations-Strategien entwickeln. Das kann in größeren Unternehmen wirklich sinnvoll sein.
4. Das KOTA-System
Dieses System schlägt vor, E-Mails in 4 Ordnern zu strukturieren: Kunde – Output – Team – Administration. Es ist eine mögliche Systematik, mir persönlich sagt dieser Vorschlag nicht zu. Aber das Anliegen dahinter stimmt: Ordnung ist der halbe E-Mail-Himmel. Wer für das richtige System Inspiration sucht, ist auch beim Blog von Nick Cernis richtig. Und denken sollte man auch an die vielen Transaktions-Mails, Newsletter und dergleichen: Dafür am besten gleich eigene Eingangsordner anlegen – damit diese Nachrichten nicht die Inbox füllen und wichtige Mails dazwischen übersehen werden.
Überlegter E-Mailen ist ein Geschenk an sich selbst und an andere. Man sollte damit jetzt beginnen.
> Mehr dazu:
Serie bei K2: Die besten E-Mail-Tipps
Mike Song, Vicki Halsey und Tim Burress
Die Hamsterrevolution. Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos
Gabal Verlag 2007


> Das nächste Mal:
Summertime V: Der eigenen Kreativität auf der Spur
Alle Beiträge der Serie Summertime

Praxistipps E-Mail-Marketing von Torsten Schwarz

Ende vergangenen Jahres brachte Torsten Schwarz den „Leitfaden Dialogmarketing“ heraus, nun veröffentlicht er eine neue Online-Version seines Ratgebers zum Thema E-Mail-Marketing, dieses Mal unter dem Titel „Praxistipps E-Mail-Marketing 2.0“. Die Broschüre mit 28 Seiten steht bei Absolit zum Gratis-Download bereit.
Und was soll der Titel sagen? Anstelle von Massenmails sind jetzt auf die Zielgruppe abgestimmte Mails angesagt. Aha.
Im Herbst soll dann der gesamte Ratgeber in Buch-Form erscheinen.

Neues Handbuch von Dialog-Experte Torsten Schwarz

Torsten Schwarz hat Ende 2008 ein neues Handbuch zum Thema Dialog-Marketing herausgebracht.  Wer gerne in überschaubaren Happen Wissen tankt, wird damit sicher zufrieden sein. Schwarz versammelt in seinem „Leitfaden Dialogmarketing“ mehr als 80 Experten zu fast allen Themen:  von Werbewirkung über das  Texten bis zum Aufbau einer Kundendatenbank.
E-Mail-Marketing hätte meiner Meinung nach mehr Platz verdient, findet sich aber zumindest in einigen recht interessanten Case Studys, die vielleicht überhaupt zum Besten des Buches gehören, als aktuelle Beispiele zum State of the Art.
Torsten Schwarz (Hrsg.)
Leitfaden Dialog-Marketing
536 Seiten, Preis: 29,90 Euro

Die besten E-Mail-Tipps V: Leseleicht schreiben

Wer es dem Empfänger leicht macht eine Nachricht zu lesen, hat viel gewonnen. Viele E-Mails sind aber so geschrieben, dass das Lesen richtig mühsam ist. Ziel ist daher: Das Wenige richtig und einfach sagen. Und dazu gibt es einige praktische Regeln:

  • Starke Verben und konkrete Bilder machen Texte spannend. Gehäufte Hauptwörter, Fremdwörter und abstrakte Formulierungen sind dagegen sperrig und langweilig.
  • Viele Füllwörter und Adjektive lassen sich streichen (auch, insbesondere, vielleicht, aber …)
  • Sätze in E-Mails sollten kurz sein – ideal sind maximal zehn Wörter.
  • Hauptsätze sind einfacher zu erfassen. Nebensätze daher sparsam einsetzen und nicht für die Hauptaussage.
  • Die direkte Ansprache des Empfängers weckt sein Interesse.
  • Argumente sollten in klaren, nachvollziehbaren Gedankengängen formuliert werden.
  • Wichtig ist auch, die gewünschte Reaktion eindeutig klar zu machen.

E-Mail-Marketing-Trends frisch aus den USA

Welche Themen beschäftigen E-Mail-Marketer in den USA? 800 Experten diskutierten beim E-Mail-Summit von MarketingSherpa in Miami zu folgenden Themen:

– Quality before quantity: Micro-Segmentation der Adressenlisten – nach allen möglichen Kriterien – ist das Stichwort, um punktgenau das Richtige anzubieten.

Spam-Filter sind ein massives Problem.

– Die Willkommensbotschaft nach der Registrierung für einen E-Mail-Newsletter wird besonders aufmerksam aufgenommen.

– Bei Verkaufsangeboten ist entscheidend, Dringlichkeit zu erzeugen.

– Der Erfolg von Bildern ist fraglich. Die Relevanz des Bildes ist ein wesentliches Kriterium. Und in Summe sollte kein E-Mail mehr als 50k haben.

– Der Name des Absenders kann entscheidender sein als der Betreff.

Mehr Informationen bei MarketingSherpa

Abends niemals mailen

Die Flut an E-Mails bringt es mit sich: Immer häufiger taucht die Frage auf: Wann wird mein E-Mail eigentlich am ehesten vom Empfänger aufmerksam gelesen?
Das Thema ist vor allem dann entscheidend, wenn meine Nachricht für den Empfänger nicht oberste Priorität hat. Die Theorie zum E-Mail-Marketing beschäftigt sich daher schon länger mit dieser Fragestellung und hat herausgefunden: Der Versandzeitpunkt beeinflusst die Öffnungs- und Klickraten entscheidend. So ist etwa beim Nachtversand die Gefahr groß, dass auch interessante E-Mails morgens bei Arbeitsbeginn inmitten zahlreicher Spam-Mails gelöscht werden.
Ein Online-Kurs der Schweizer Post zum Thema E-Mail-Marketing gibt klare Empfehlungen für den besten Versandzeitpunkt von B2B-E-Mails. Die Bewertungen sind nicht nur für Werbe-Nachrichten und Newsletter hilfreich, sondern auch für Presseinformationen, Bewerbungen und viele andere E-Mails.
Versandzeitpunkt-Bewertung, Beispiel BtoB
Wochentag     morgens     mittags     nachmittags    abends, nachts
Montag                 5              4                 3                     4
Dienstag               4              1                 2                     4Mittwoch               4              1                 1                     4
Donnerstag            4              1                 1                     4
Freitag                   3             3                  5                     5
Samstag                5             5                  5                     5
Sonntag                 5             4                  4                     5
Bewertungsskala:
1 sehr gut
2 gut
3 mittel
4 schlecht
5 sehr schlecht
Torsten Schwarz beschäftigt sich in seinem Leitfaden für eMail-Marketing und Newsletter-Gestaltung ebenfalls mit den Versandtagen. Er zitiert den Delivery Trends Report von EmailLabs. Demnach sei Dienstag der beste Tag zum E-Mailen, gefolgt von
Mittwoch und Donnerstag.
Schwarz zitiert jedoch auch den E-Mail-Dienstleister Returnpath, der 3,4 Millionen E-Mails
aus 16000 Kampagnen untersucht hat, und zu einem anderen Ergebnis kommt: Nicht Dienstag, sondern Montag sei der beste Versandtag und die beste Uhrzeit von sechs bis acht Uhr morgens. Die schlechteste Zeit sei mittags zwischen zehn und vierzehn Uhr.
Und nun: Wann soll man tatsächlich senden?
1.
Mir persönlich kommen die Empfehlungen der Schweizer Post sehr plausibel vor – v.a. wenn ich mein eigenes E-Mail-Verhalten beobachte: Morgens in der Flut der E-Mails wird viel gelöscht, ein einzelnes E-Mail untertags hat einen weit höheren Aufmerksamkeitsfaktor.
2.
Am besten man beobachtet sein eigenes E-Mail-Verhalten (denn das deckt sich oft mit Branchen-Gepflogenheiten) und v.a. auch das Verhalten der Besucher auf der eigenen Firmen-Website: Die Zeiten mit den meisten Besuchern auf der Website sind ein guter Anhaltspunkt: Dieser Wochentag und eine Stunde vor dieser Uhrzeit sind auch die beste Versandzeit für Newsletter und andere E-Mails.

Was wünschen wir uns zu Weihnachten?

So legt man eine falsche Fährte: In den nächsten Zeilen geht’s nämlich nicht um eine Hitliste der Geschenke, sondern schlichtweg darum, mit welchen Grußformeln wir uns zur Weihnachtszeit beglücken.
In den USA hat in Zeiten der Political Correctness „Merry Christmas“ zugunsten von religiös unverfänglichen „Holiday Greetings“ abgedankt (Eintrag auf diesem Blog). (Übrigens: In Großbritannien verbieten heuer angeblich drei Viertel der Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, das Büro weihnachtlich zu dekorieren, um andersgläubige Kollegen nicht zu verletzen.)
Mir flatterte dieser Tage der E-Mail-Newsletter von SAP ins Postfach, der mir salbungsvoll „gesegnete Weihnachten“ wünschte. SAP mag eine segensreiche Erfindung sein, aber dieser Gruß passte für mich in diesem Kontext nicht.
PS: Weihnachten ist für Texter und Kreative eine besonders harte Nuss: Das Thema ist alle Jahre wieder das gleiche, die Realität passt immer weniger mit dem ursprünglichen Inhalt zusammen und dennoch soll jedes Mal wieder eine neue kreative Idee gefunden werden, die Weihnachtsfetischisten ebenso anspricht wie kritische Festgenossen.

Warum Sie nach dieser Headline weiterlesen sollten…

Ein guter Text lebt von einer einladenden Headline. Sie ist der Einstieg zum Lesen eines gesamten Beitrags. Das war in Printmedien so – und trifft im Internet um so mehr zu. Dazu drei Beispiele:

1. Ein kurzer Blick in der E-Mail-Inbox auf den Betreff entscheidet über Lesen oder Löschen – der Haupttext wird, wenn überhaupt, erst in einem zweiten Schritt geöffnet.

2. Blogs werden häufig als RSS-Feeds gelesen. Auch hier gilt das selbe Prinzip: Die Headline entscheidet darüber, ob der gesamte Artikel überhaupt aufgerufen wird.

3. Schließlich Websites: Eyetracking-Studien ergeben ein konsistentes Bild. Gescannt wird zunächst die Headline (und nicht etwa Bilder). Auch hier: Eine interessante, spannende Überschrift ist die beste Einladung zum Weiterlesen.

Wie oft wird beklagt, die Sprache im Online-Zeitalter verkümmere. Tatsächlich gibt es für gute Texter mehr zu tun denn je!