E-Mails werden oft so geschrieben, als würde man mit dem Empfänger ein Telefongespräch führen. Viele Informationen kommen bei einem E-Mail aber gar nicht so an – z. B. ob etwas im Spaß oder im Ernst gemeint war. Oft wird etwas auch anders verstanden, weil es zu kurz beschrieben wird. Im persönlichen Gespräch haben wir die Möglichkeit, Missverständnisse gleich klarzustellen – beim E-Mail nicht. Diesen Unterschied gilt es im Hinterkopf zu behalten, um einen besseren Sprachstil zu erreichen!
Viele Probleme ließen sich vermeiden, wenn E-Mails mit mehr Sorgfalt geschrieben würden. Meist werden sie jedoch innerhalb weniger Minuten aufgesetzt und abgeschickt. Gerade bei wichtigen Nachrichten macht es Sinn, sich mehr Zeit zu nehmen. Ein einfacher Trick ist, eine Nachricht zunächst als Entwurf zu speichern und nach einer Pause nochmals zu überprüfen. Fast immer wird man Punkte entdecken, die doch besser formuliert werden können. Und auch Rechtschreibfehler lassen sich so gut aufspüren.
Ebenso ist die Tonart von E-Mails oft nicht angemessen. Gerade zu Beginn einer „E-Mail-Beziehung“ sollte man auf einen korrekten Umgangston achten. Dazu zählt auch die persönliche Anrede: Nichts liest der Empfänger so gerne wie seinen Namen, wenn er richtig geschrieben ist. Eine höfliche Grußformel am Ende ist die passende Verabschiedung. Sie lässt sich einfach in die Signatur integrieren – das macht auch abgekürzte Formeln à la „mfg“ unnötig.
Abkürzungen sind ohnehin ein besonderes Thema. Sie sind in E-Mails ungemein beliebt, stören zugleich aber den Lesefluss und sehr oft werden sie vom Empfänger überhaupt nicht verstanden. Daher gilt: Nur absolute gängige Abkürzungen verwenden!
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Das Intro zur Serie hat es bereits erwähnt: Texte sind am Bildschirm weit schwieriger zu lesen als auf Papier. Hinzu kommt: Die Gestaltungsmöglichkeiten sind limitiert, gerade wenn der Empfänger die Nachricht nur als reines Text-E-Mail empfängt.
Beschränkung lautet daher das wichtigste Gebot für E-Mails. Das gilt für die Strukturierung ebenso wie für die Formatierung:

• Jedes E-Mail widmet sich am besten nur einem Thema. Das erleichtert den weiteren Kommunikationsverlauf. Und meist wird ohnehin nur das erste Anliegen wahrgenommen – die weiteren gehen oft unter.
• Attachments sollten möglichst klein sein. Für E-Mails, die unverlangt zugesandt werden, gilt ein Datenlimit von 100 KB. Auch ansonsten sollte man kein E-Mail mit mehr als 3 MB einfach ins Blaue versenden.
• Das wichtigste Formatierungsmittel ist schlichtweg der Absatz – andere Formatierungen gehen ohnehin oft verloren. Ein Absatz ca. alle 4 Zeilen – das steigert die Übersicht enorm!
• Sehr hilfreich sind außerdem Aufzählungen (mit einfachen Bindestrichen sind sie auch in reinen Text-Mails lesbar).
• Möglich ist auch, bestimmte Wörter in Fettschrift hervorzuheben (nicht jeder Empfänger wird das allerdings sehen).
• Für alle anderen Formatierungen gilt: besser nicht. Kursivschrift, grelle Hintergründe und bewegte Logos werden schnell zum Ärgernis.
• Auch ganze Wörter in Blockbuchstaben sind schwierig zu erfassen.
• Für die Schrift ist eine Variante vom Typ Arial optimal, schwierig zu lesen sind Serifenschriften wie die Times. Die ideale Schriftgröße liegt zwischen 10 und 12 Punkt. Je älter der Empfänger ist, desto mühsamer sind kleine Buchstaben für ihn zu lesen!

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