Stellen Sie sich vor, ein Geschäftspartner überreicht Ihnen beim ersten gemeinsamen Termin die nebenstehende Visitenkarte. Sie werden ziemlich überrascht sein. Denn es fehlen sämtliche übliche Informationen.
Bei einer Visitenkarte wird das nie passieren, in E-Mails mitunter schon. Dabei ist es ganz einfach, eine Signatur einzurichten, die bei jedem E-Mail mitgeschickt wird.
Für diese Signatur gilt es, einige wichtige Regeln zu beachten:

• Für Mitarbeiter von Unternehmen gibt es klare rechtliche Vorschriften, welche Informationen in der Signatur enthalten sein müssen. Dazu zählen zum Beispiel: exakte Firmierung, Firmensitz, Firmenbuch-Nummer, Firmenbuchgericht. Genaue und aktuelle Informationen dazu gibt es bei der Wirtschaftskammer.
• Die Kontaktdaten sind rechtlich nicht gefordert, aber natürlich ein wichtiger Bestandteil.
• Sinnvoll ist auch eine Subline mit einer Botschaft zum Unternehmen. So kann der Empfänger den Absender sofort zuordnen.
• Hinzu kann noch ein individuelles Element kommen: wie etwa ein Zitat, ein persönliches Anliegen, der Hinweis auf eine aktuelle Veranstaltung oder eine Produkt-Ankündigung.
• Viele E-Mails enthalten am Ende einen Disclaimer. Er ist aus gesetzlichen Gründen nicht notwendig, über den Sinn lässt sich streiten, aber gerade bei vielen großen, internationalen Konzernen ist er vorgeschrieben.
• Auch bei der Signatur sind Kürze & Prägnanz wichtig. Daher will gut überlegt sein, welche Inhalte man tatsächlich anführt.
• Signaturen werden am besten als reine Textvorlage erstellt. Logos und andere Bildelemente sind hier fehl am Platz – und werden oft nicht richtig angezeigt.

> Das nächste Mal: die besten Tipps für die Sprache in E-Mails.