E-Mails werden oft so geschrieben, als würde man mit dem Empfänger ein Telefongespräch führen. Viele Informationen kommen bei einem E-Mail aber gar nicht so an – z. B. ob etwas im Spaß oder im Ernst gemeint war. Oft wird etwas auch anders verstanden, weil es zu kurz beschrieben wird. Im persönlichen Gespräch haben wir die Möglichkeit, Missverständnisse gleich klarzustellen – beim E-Mail nicht. Diesen Unterschied gilt es im Hinterkopf zu behalten, um einen besseren Sprachstil zu erreichen!
Viele Probleme ließen sich vermeiden, wenn E-Mails mit mehr Sorgfalt geschrieben würden. Meist werden sie jedoch innerhalb weniger Minuten aufgesetzt und abgeschickt. Gerade bei wichtigen Nachrichten macht es Sinn, sich mehr Zeit zu nehmen. Ein einfacher Trick ist, eine Nachricht zunächst als Entwurf zu speichern und nach einer Pause nochmals zu überprüfen. Fast immer wird man Punkte entdecken, die doch besser formuliert werden können. Und auch Rechtschreibfehler lassen sich so gut aufspüren.
Ebenso ist die Tonart von E-Mails oft nicht angemessen. Gerade zu Beginn einer „E-Mail-Beziehung“ sollte man auf einen korrekten Umgangston achten. Dazu zählt auch die persönliche Anrede: Nichts liest der Empfänger so gerne wie seinen Namen, wenn er richtig geschrieben ist. Eine höfliche Grußformel am Ende ist die passende Verabschiedung. Sie lässt sich einfach in die Signatur integrieren – das macht auch abgekürzte Formeln à la „mfg“ unnötig.
Abkürzungen sind ohnehin ein besonderes Thema. Sie sind in E-Mails ungemein beliebt, stören zugleich aber den Lesefluss und sehr oft werden sie vom Empfänger überhaupt nicht verstanden. Daher gilt: Nur absolute gängige Abkürzungen verwenden!
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