Artikel von Alexandra Kropf

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Die besten E-Mail-Tipps II: Signatur

Published by Alexandra Kropf on 22. Oktober 2008 in Marketing and Texten. Geschlossen Tags: , .

Stellen Sie sich vor, ein Geschäftspartner überreicht Ihnen beim ersten gemeinsamen Termin die nebenstehende Visitenkarte. Sie werden ziemlich überrascht sein. Denn es fehlen sämtliche übliche Informationen.
Bei einer Visitenkarte wird das nie passieren, in E-Mails mitunter schon. Dabei ist es ganz einfach, eine Signatur einzurichten, die bei jedem E-Mail mitgeschickt wird.
Für diese Signatur gilt es, einige wichtige Regeln zu beachten:

  • Für Mitarbeiter von Unternehmen gibt es klare rechtliche Vorschriften, welche Informationen in der Signatur enthalten sein müssen. Dazu zählen zum Beispiel: exakte Firmierung, Firmensitz, Firmenbuch-Nummer, Firmenbuchgericht. Genaue und aktuelle Informationen dazu gibt es bei der Wirtschaftskammer.
  • Die Kontaktdaten sind rechtlich nicht gefordert, aber natürlich ein wichtiger Bestandteil.
  • Sinnvoll ist auch eine Subline mit einer Botschaft zum Unternehmen. So kann der Empfänger den Absender sofort zuordnen.
  • Hinzu kann noch ein individuelles Element kommen: wie etwa ein Zitat, ein persönliches Anliegen, der Hinweis auf eine aktuelle Veranstaltung oder eine Produkt-Ankündigung.
  • Viele E-Mails enthalten am Ende einen Disclaimer. Er ist aus gesetzlichen Gründen nicht notwendig, über den Sinn lässt sich streiten, aber gerade bei vielen großen, internationalen Konzernen ist er vorgeschrieben.
  • Auch bei der Signatur sind Kürze & Prägnanz wichtig. Daher will gut überlegt sein, welche Inhalte man tatsächlich anführt.
  • Signaturen werden am besten als reine Textvorlage erstellt. Logos und andere Bildelemente sind hier fehl am Platz – und werden oft nicht richtig angezeigt.

> Das nächste Mal: die besten Tipps für die Sprache in E-Mails.

Und was sagt die Kommunikationswelt zur Finanzkrise?

Published by Alexandra Kropf on 16. Oktober 2008 in PR. Geschlossen Tags: , .

Wenn ich derzeit einen Blick auf deutschsprachige Kommunikations-Blogs werfe, habe ich fast den Eindruck, alles wäre Business as Usual. Wir alle wissen wohl nicht so ganz, wie wir die aktuelle Situation einschätzen sollen, aber absolute Stille kann doch nicht die Antwort sein, gerade wo ansonsten immer  proaktives Kommunizieren als oberstes Postulat eingefordert wird. Und kaum ein Thema wirft zur Zeit mehr Fragen auf als die Finanzkrise.
Toni Muzi Falconi, italienischer PR-Berater mit Schwerpunkt Change-Management, schreibt bei PR-Conversations über die aktuelle Krise und sieht für Unternehmen jetzt nur zwei Entscheidungsmöglichkeiten:

  1. Die sichere Karte: Konsolidieren und Investitionen einfrieren. Die richtige Kommunikationsstrategie dazu ist ein Fokus auf das Reputation Management: Investition in das eigene Image, um die vorhandenen Stärken bei den Stakeholdern zu konsolidieren.
  2. Die riskante Karte: Die gegenwärtige Krise nur als Diskontinuität sehen und jetzt erst recht investieren. Die richtige Kommunikationsstrategie dazu ist Relationship Management, um die Stakeholder für eine gemeinsame Reise durch die Diskontinuität zu gewinnen.

Bei beiden Strategien geht es letztlich um den Aufbau von Vertrauen. Kein anderer Begriff wurde in den letzten Tagen im Zusammenhang mit der Finanzkrise so strapaziert. Die vielen leeren Worte dazu waren mir oft zu viel. Ich denke: Zu einem erfolgreichen Ziel führt nur, wenn dieser Begriff nicht bloß als irrationales Konzept begriffen wird.
Ebenso interessant: US-Blog-Consultant Debbie Weil machte einen Rundblick durch die Welt der Corporate Blogs und fragte sich: Wie sollten sie eigentlich auf die Wirtschaftskrise reagieren?
> Mehr dazu:
PR-Conversations: This current crisis – you have only one fiche to play
Medienlese – Sechsmal um den Blog: Sechs Blogs zur Finanzkrise
Debbie Weil: Corporate Blogs on the Economic Crisis
WirtschaftsBlatt: In der Krise bleiben Österreichs Unternehmen lieber stumm
Die Presse: Kann die PR in der Krise helfen?
Nachtrag:
Armin Thurnher schreibt im Falter 42/08: „Die allgemeinen Beschwörungen, nun sei auf dem Markt Vertrauen das höchste Gut, kann man nur mit Misstrauen quittieren. Gerade in Zeiten wie diesen ist nichts wichtiger. Der Fortschritt der Zivilisation wurde nicht durch Vertrauen ermöglicht, sondern durch Zweifel und Skepsis.“

Die besten E-Mail-Tipps I: Struktur & Format

Published by Alexandra Kropf on 15. Oktober 2008 in Marketing and Texten. 1 Kommentar Tags: .

Das Intro zur Serie hat es bereits erwähnt: Texte sind am Bildschirm weit schwieriger zu lesen als auf Papier. Hinzu kommt: Die Gestaltungsmöglichkeiten sind limitiert, gerade wenn der Empfänger die Nachricht nur als reines Text-E-Mail empfängt.
Beschränkung lautet daher das wichtigste Gebot für E-Mails. Das gilt für die Strukturierung ebenso wie für die Formatierung:

  • Jedes E-Mail widmet sich am besten nur einem Thema. Das erleichtert den weiteren Kommunikationsverlauf. Und meist wird ohnehin nur das erste Anliegen wahrgenommen – die weiteren gehen oft unter.
  • Attachments sollten möglichst klein sein. Für E-Mails, die unverlangt zugesandt werden, gilt ein Datenlimit von 100 KB. Auch ansonsten sollte man kein E-Mail mit mehr als 3 MB einfach ins Blaue versenden.
  • Das wichtigste Formatierungsmittel ist schlichtweg der Absatz – andere Formatierungen gehen ohnehin oft verloren. Ein Absatz ca. alle 4 Zeilen – das steigert die Übersicht enorm!
  • Sehr hilfreich sind außerdem Aufzählungen (mit einfachen Bindestrichen sind sie auch in reinen Text-Mails lesbar).
  • Möglich ist auch, bestimmte Wörter in Fettschrift hervorzuheben (nicht jeder Empfänger wird das allerdings sehen).
  • Für alle anderen Formatierungen gilt: besser nicht. Kursivschrift, grelle Hintergründe und bewegte Logos werden schnell zum Ärgernis.
  • Auch ganze Wörter in Blockbuchstaben sind schwierig zu erfassen.
  • Für die Schrift ist eine Variante vom Typ Arial optimal, schwierig zu lesen sind Serifenschriften wie die Times. Die ideale Schriftgröße liegt zwischen 10 und 12 Punkt. Je älter der Empfänger ist, desto mühsamer sind kleine Buchstaben für ihn zu lesen!

> Das nächste Mal: die besten E-Mail-Tipps für die Signatur.

In fünf Schritten zur kundenorientierten Website – Beitrag bei akademie.de

Published by Alexandra Kropf on 9. Oktober 2008 in Texten and Web. 1 Kommentar Tags: , .

Die Website ist heute die wichtigste Visitenkarte eines Unternehmens — und ein sehr wirksames Verkaufs-Instrument, wenn sie richtig geplant und umgesetzt wird.
Bei akademie.de erschien soeben ein Beitrag von mir, der zeigt, wie ein Online-Auftritt erfolgreich geplant und umgesetzt wird. Derzeit frei abzurufen.
> Mehr dazu:
In fünf Schritten zur kundenorientierten Website

Neue Serie bei K2: Die besten Tipps für erfolgreiche E-Mails

Published by Alexandra Kropf on 8. Oktober 2008 in Marketing and Texten. Geschlossen Tags: .

Die E-Mail-Flut wird immer größer – und die Verärgerung der Empfänger auch: Denn auf ein erwünschtes E-Mail kommen bereits 25 Spam-Nachrichten (das schätzt zumindest Datenschutz-Experte Hans G. Zeger von der ARGE Daten).
Wer verärgert ist, lässt sich schwieriger erreichen – und das ist am Bildschirm ohnehin schon mühsamer: Denn wir brauchen am Screen um ein Viertel mehr Zeit, einen Text zu lesen als am Papier. Grund genug, sich mit dem Thema E-Mail einmal genauer zu beschäftigen.
Mehrere Beiträge widmen sich demnächst bei K2 daher den verschiedenen Do’s and Dont’s dieses Kommunkations-Instruments.
Und das sind die Themen:

  • Struktur & Format
  • Signatur
  • Sprache
  • Türöffner
  • Leseleicht Schreiben
  • E-Mailings

Private Daten sind bei Social Networks schlecht geschützt

Published by Alexandra Kropf on 7. Oktober 2008 in Web. Geschlossen Tags: , , , .

Aus Social Networks wieder aussteigen und sämtliche Daten wieder mitnehmen, ist mitunter ein echtes Problem, war bei K2 vor einiger Zeit zu lesen.
Bei Mitreden von Anita Arneitz habe ich nun eine Studie des Fraunhofer-Institutes gefunden. Darin wurde untersucht, wie die Social Networks wie Xing, Linked-In, Facebook & Co mit den Daten ihrer aktiven Mitglieder umgehen. Das Ergebnis ist alles andere als erfreulich: Die Zugriffskontrollen funktionieren sehr oft nicht, sodass persönliche Daten über spezielle Suchmaschinen zu finden sind. Die Studie gibt daher auch Empfehlungen, wie man seine persönliche Daten in den einzelnen Plattformen am besten schützt.

Google Chrome und eigenartige Ansichten von Europa

Published by Alexandra Kropf on 30. September 2008 in Web. Geschlossen Tags: , .

So, jetzt bin ich endlich einmal dazugekommen, mir den neuen Browser von Google anzusehen. Ja, Chrome hat sich wirklich einiges sehr gut von Firefox abgeschaut. Wirkliche Gründe zum Wechseln finde ich für mich aber keine. Besonders dann, wenn ich an die bereits bestehende Übermacht von Google denke (mehr dazu bei K2).
Sehr kreativ und erfolgreich war jedenfalls das Marketing rund um den Launch. Blogger bekamen per Post (!) ein Comic, das den neuen Browser erklärte. Philipp Lensen von Google Blogoscoped.com erhielt das Heft versehentlicherweise ein bisschen früher, mit seinem Blog-Beitrag raste die Nachricht dann rasch um den Globus.
Näher hinsehen sollte man bei dem Comic-Heft als Europäer besser nicht: Die Grenzen der europäischen Länder sind in einer Zeichnung ziemlich durcheinander geraten, schreibt das GoogleWatchBlog. Wie hieß es schon einmal: Der Rest ist Österreich…

Ehtik in der PR

Published by Alexandra Kropf on 27. September 2008 in Allgemein. Geschlossen

Das Spannungsverhältnis zwischen PR und Ethik interessiert mich schon seit ersten Berufstagen. In Zeiten von Corporate Social Responsibility sieht sich PR-Branche als zuständige Disziplin und reflektiert auch das eigene Verhalten: Bei einer Veranstaltung des Public Relations Verbandes Austria referierte Univ.-Prof. DDr. Matthias Karmasin zum Thema.

Als treibende Faktoren der Ethik-Diskussion sieht er 2 Faktoren:
Zum einen sorgt die Mediatisierung für einen leichteren Zugang zu Information – Ethik als Feigenblatt zu verwenden, funktioniert daher nicht mehr. Zum anderen werden durch die Ökonomisierung der Gesellschaft alle Bereiche des Lebens von der Wirtschaft in einem Ausmaß durchdrungen, dass ethische Forderungen, die früher andere Segmente betroffen haben, auf sie übertragen wird.

Wer bestimmt nun, was ethisch richtig ist? Karmasin unterscheidet hier zwischen 2 Modellen:
– Das traditionelle Modell der dekreditierten Ethik: D.h. Verbände, Athener Codex etc. legen fest, was ethisch ist – und alle anderen inkl. Stakeholder müssen das akzeptieren.
– Das diskursive Modell: Ethik wird heute durch kommunikative Aushhandlungsprozesse von Stakeholdern bestimmt.

Karmasin zum Schluss: “In der Welt, in der wir leben, gibt es de facto den archimedischen Punkt der Ethik, von dem aus wir uns einigen können, ohne Kommunikation nicht. Ethik bleibt, was Ethik immer sein sollte: eine Zumutung.”

Datenschutz – die Unendlichkeit zwischen Theorie und Praxis

Published by Alexandra Kropf on 26. September 2008 in Allgemein. Geschlossen

Mit dem Datenschutz beschäftigen sich in Österreich wohl nur wenige Menschen so intensiv wie Hans G. Zeger. Der Obmann der ARGE Daten fasste letztens das Wichtigste zum Thema recht kompakt in einem Vortrag für die Junge Wirtschaft zusammen. Knapp drei Stunden wurden es dennoch, aber das lag primär an den vielen Fragen aus dem Publikum.
Wir haben wohl alle gestaunt, wie gut unser aller personenbezogene Daten geschützt wären, denn grundsätzlich gilt der „umfassende Geheimhaltungsanspruch“. Und für die meisten Datenanwendungen wäre eine Zustimmung notwendig, die konkret anführt: Welche Daten werden warum an wen weitergegeben. Und da reichen keine allgemeine Formulierungen zu „seriösen Partnern“ oder Ähnliches. In der Praxis sieht so manches ziemlich anders aus, ganz ähnlich wie beim Thema Spam, das natürlich auch zur Sprache kam.
Ebenso interessant: Das Dilemma zum Thema DVR-Nummer wurde einfach dadurch entschärft, indem eine Reihe von Standardanwendungen definiert wurden. Unternehmen mit den gängigen Anwendungen für Buchhaltung und Eigenwerbung brauchen daher keine derartige Registrierung mehr.
Conclusio: So ein Abend schärft ganz sicher die Sensibilität für den Umgang mit den eigenen und mit den anvertrauten Daten.
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