Heute neu auf meiner Agentur-Website – vier Checklisten für die Kommunikationsarbeit:
– für benutzerfreundliches Schreiben
– für Interviews mit Journalisten
– für Pressekonferenzen
– für die Eigenpräsentation auf Papier und im Internet
Info-Center kropf“kommunikation
Artikel von Alexandra Kropf
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Business-Blog-Karneval: Checkliste für Pressekonferenzen
Nicht jedes Thema ist für ein Pressegespräch oder eine Pressekonferenz geeignet und so manches Detail sollte man vorher planen. Hier kommt eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zur Planung aus österreichischer Sicht. In Deutschland mag manches anders sein – Input dazu wäre interessant!
1. Ist eine Pressekonferenz das richtige Instrument?
Kann das Thema in einer Presseaussendung nicht ausreichend dargelegt werden – sind Erklärungen notwendig? Oder handelt es sich um einen regelmäßigen Anlass – wie eine jährliche Bilanz-Pressekonferenz?
2. An welchem Ort soll die Pressekonferenz stattfinden?
Zentrale Erreichbarkeit und Image der Location sind ebenso ein Kriterium wie Raumgröße, Ambiente und Ausstattung. Außerdem wichtig: Passt der Ort zum Thema?
3. Wann ist der beste Termin?
An manchen Tagen häufen sich Presse-Termine. Ein Blick in Terminkalender (z.B. APA) schafft rechtzeitig Klarheit. Ebenso wichtig ist die Abklärung im eigenen Unternehmen: Ab wann kann das Thema nach außen kommuniziert werden, wann haben die Referenten Zeit?
Der präferierte Zeitpunkt von Journalisten ist gegen 10.00 Uhr.
4. Wie sieht die Einladung aus?
Die Einladung wird üblicherweise rund zwei Wochen vor der Pressekonferenz an relevante Journalisten per E-Mail versandt – mit der Bitte um eine Anmeldung. Im Text werden kurz das Thema beschrieben, Termin und Ort genannt sowie die Referenten angeführt. Kurz vor dem Pressegespräch wird telefonisch nachgefasst.
5. Wie sieht die inhaltliche Vorbereitung aus?
Jede gelungene Aufführung will geprobt werden, das gilt auch für Pressekonferenzen. Eine Generalprobe ist daher ein verlässlicher Erfolgsfaktor – gerade hier kommt der Input der Agentur zum Tragen.
6. Welche Unterlagen stehen bei der Pressekonferenz zur Verfügung?
Die Presseunterlagen zur Pressekonferenz enthalten den ausführlichen Pressetext, eine Rednerliste sowie ergänzende Materialien wie z. B. Factsheet des Unternehmens, Organigramm, Unternehmensbroschüre, Fotos auf CD, Schreibmaterial, ev. kleine Giveaways etc.
7. Wie ist die Bewirtung organisiert?
Üblich sind kalte und warme Getränke sowie auf den Tischen eingestellte kleine Snacks.
8. Waran ist bei der Organisation vor Ort zu denken?
Vor Ort ist eine Fülle von Kleinigkeiten zu beachten: Hinweisschilder, Sitzordnung, technische Ausstattung mit Beamer und Leinwand, Licht (Verdunkelungsmöglichkeit), Namensschilder für Referenten, Eintragungsliste für Journalisten.
9. Was erfolgt im Anschluss an die Pressekonferenz?
Nach der Pressekonferenz werden die Unterlagen an nicht erschienene Medien versandt. Wichtig ist auch eine Info an die Medienbeobachtung.
Studie: Medienarbeit zur CeBIT
news aktuell hat deutsche Unternehmen zu ihrer Medienarbeit rund um die CeBIT befragt. Interessant: Auch 60 % der Nichtaussteller machen aktive Pressearbeit rund um die Messe.
Die meisten Unternehmen beginnen damit rund drei Monate vor dem Start. Wichtigstes Instrument sind Presseaussendungen per E-Mail (interessant: Immerhin 6,9 % verschicken noch per Post!). An zweiter Stelle stehen Kontakte am Stand, gefolgt von telefonischen Journalisten-Kontakten und Pressefächern bei der Cebit.
Mehr dazu bei news aktuell.
Business-Blog-Karneval: Die 10 wichtigsten Tipps für Gespräche mit Journalisten
Interviews mit Journalisten folgen eigenen Regeln – die wichtigsten sollte man kennen:
1. Schlüsselbotschaft zuerst!
2. News-Wert: Überraschung, Lesernutzen, Konfliktpotenzial, Personalisierung!
3. Kurze, einfache Sätze!
4. Keine Fachbegriffe: Lieber zu einfach als zu kompliziert!
5. Wertungen wie „die Größten“ mit Zahlen belegen!
6. Fact-Sheet mit wichtigen Zahlen in Griffnähe!
7. Auf mögliche (negative) Themen vorbereiten!
8. Zahlen eventuell nachliefern (schriftlich)!
9. Keine Vorab-Infos vor einem Pressegespräch!
10. Journalisten prompt und verlässlich zurückrufen
(Vertretungsbefugnisse im Unternehmen klären)!
Studie: Blognutzer sind „investigative Multiplikatoren“
Prof. Zerfaß von der Universität Leipzig und sein Team haben die Motivationen von Blogschreibern und Blognutzern untersucht und dabei u.a. herausgefunden: Mehrheitlich sind Blognutzer „investigative Multiplikatoren“, also Konsumenten, die mehr wissen wollen und Informationen aktiv weitergeben und gut vernetzt sind.
Für die Blog-Studie 2007 wurden insgesamt 600 Internetnutzer befragt.
– 84 Prozent von ihnen meinten, dass Blogs Insiderwissen an die Öffentlichkeit bringen.
– Verblüfft waren die Studienautoren über die Ergebnisse zu privaten Blogs. Immerhin die Hälfte sucht dort nach Anregungen, nur 12,1 Prozent trauen den Inhalten privater Blogs nicht.
– 68,3 der Leser und 64,4 Prozent der Schreiber meinen, in Blogs Informationen zu finden, die sie sonst nirgends finden.
– Meistens werden Blogs durch Verweise in anderen Blogs oder durch Empfehlungen von Freunden gefunden. Jeder zweite Befragte stößt rein zufällig beim Surfen auf ein Blog, das ihn interessiert. Sowohl Suchmaschinen wie auch spezielle Blogsuchen sind zurzeit noch unterrepräsentiert – nur circa jeder dritte Surfer nutzt einen solchen Service. Die schwierige Auffindbarkeit von Blogs wird von den Nutzern als hauptsächlicher Hinderungsgrund für die Nutzung von Blogs angegeben.
Mehr dazu unter: Blogstudie 2007.
Vgl. auch Eintrag auf diesem Blog zur EUROBLOG-Studie.
Mehr Frauen wagen Sprung in die Selbstständigkeit
Frauen entscheiden sich häufiger für die berufliche Selbstständigkeit: Lag der Frauenanteil bei Unternehmensgründungen in Österreich 1996 noch bei 27,3%, hatte er sich zehn Jahre später auf 37,4% gesteigert.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit hat auch die Motive für die Unternehmensgründung untersucht: Für 65% der Jungunternehmerinnen ist es wesentlich, „selbstständig arbeiten zu können“, 51% wollen vor allem eigene Ideen umsetzen können und 39% erhoffen sich dadurch eine „flexiblere Zeiteinteilung“. Lediglich für 31% steht ein höheres Einkommen im Vordergrund.
Mehr dazu im Medianet
CRM 4. Teil: Kundenservice – so soll es sein
Beschwerden sind eine Chance, heißt es so schön. Damit das auch funktioniert, müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Es liegen Welten in der Grundeinstellung zwischen einer Stelle für Reklamationsannahme und einem professionellen Beschwerdemanagement.
Wichtig ist, zunächst organisatorische Rahmenbedingungen festzulegen:
– Wer sind die zuständigen Personen im Unternehmen?
– Wie werden Beschwerden erfasst und ausgewertet (Datenbank)?
Das Gesprächsverhalten der Mitarbeiter im Kundenservice ist entscheidend.
Dazu 5 Grundregeln:
1. Immer höflich und freundlich bleiben
2. Aktiv zuhören – dem Gegenüber ermöglichen, Dampf abzulassen
3. Den Kunden in das Finden einer Lösung einbeziehen
4. Danken für konstruktive Kritik
5. Nachfassen nach dem Gespräch mit einem Brief, ev. mit einem Geschenk
Der nächste Schritt ist ein aktives Handling der Kundenkontakte. Hierzu ist ein Kundenentwicklungsplan sinnvoll:
– Welche Kernkompetenzen stellen den Kunden zufrieden?
– Was macht den Kunden erfolgreich?
Ebenso wichtig: ein Kunden-Informationsmanagement:
– Zunächst erfassen: Wo werden im Unternehmen Daten erhoben?
– Wie können diese Daten zusammen fließen?
– Welche Daten sollten außerdem erfasst und ausgewertet werden?
Zum Schluss: Jeder Kunde und jeder Mitarbeiter kennt rund 500 Menschen in seinem Umfeld. Mundpropaganda und Empfehlungsmanagement sind damit wichtige Akquise-Instrumente!
2. Business-Blog-Karneval: Erfolgreiche PR & Medienarbeit
Soeben ist der zweite Business-Blog-Karneval im deutschsprachigen Raum gestartet – das Thema ist dieses Mal „Erfolgreiche PR & Medienarbeit“. Ich mache zu diesem Thema gleich nochmal so gerne mit.
Startschuss im deutschsprachigen Raum zu dieser Idee aus den USA war der 1. Business-Blog-Karneval zum Thema Akquise: Kunden und Aufträge finden und gewinnen. Meine Beiträge dazu sind unter dem Tag „1. business blog-karneval“ zu finden.
CRM 3. Teil: Kundenservice – so soll es nicht sein
Egal ob Kundenservice oder Customer Care: Was wir alle tagtäglich mit anonymen Call Centern und ebensolchen E-Mail-Boxen erleben, bedeutet für Unternehmen nicht nur Imageverlust sondern oft auch Geschäftsentgang. Allein, so oft das auch betont wird, in den meisten Unternehmen kommt diese Botschaft einfach nicht an.
Zwei Beispiele vom Jänner aus eigener Erfahrung:
1. Beispiel
Unterm Weihnachtsbaum sollten heuer auch praktische Dinge in schönem Outfit liegen. Rechtzeitig Ende November bei einem spezialisierten Zulieferer des Christkinds bestellt, stellte sich eine Woche vor Weihnachten doch die Frage nach dem Liefertermin. Keine Sorge meinte der Kundenservice einmal via E-Mail und einmal via Telefon: Das Paket sei schon lange aufgegeben, der Postweg dauere um diese Zeit einfach etwas länger, aber bis Weihnachten müsse sich die Lieferung jedenfalls ausgehen. Andere, später bestellte Pakete fanden tatsächlich rechtzeitig ihren Platz unterm Christbaum, jenes allerdings nicht. Als sich bis ins neue Jahr keine Lieferung einstellte, war es Zeit für ein E-Mail an den Partner des Christkinds: Nein danke, jetzt bin ich an einer Lieferung wirklich nicht mehr interessiert. Und im übrigen kann’s wohl nicht an der Post gelegen haben, da ja andere pünktlich liefern konnten. Seither: Funkstille. Keine Antwort auf mein E-Mail – aber auch keine Nachlieferung…
2. Beispiel
Eine neu abonnierte Zeitung macht Freude – gerade wenn sie täglich verlässlich im Postfach liegt. Doch das Lesevergnügen sollte bald getrübt werden: Brachte der Postbote doch nach wenigen Tagen auch gleich eine Mahnung mit. Hoppala, gab es da überhaupt eine Rechnung? Zu finden ist sie jedenfalls nicht, also ein E-Mail mit der Bitte um eine zweite Ausfertigung. Doch siehe da: Am selben Tag (eine Woche nach der Mahnung) kommt ja doch die Rechnung. Ein zweites E-Mail: Thema hat sich erledigt, aber ein guter Start ist das für ein neues Abo nicht. Reaktion des Kundenservice auf beide E-Mails: null. Nein, doch nicht: Heute lag mit der Zeitung die zweite Mahnung im Postkasten…
Noch mehr schöne Websites
So schön kann Internet sein: The Favourite Website Awards (FWA) machen Spaß am Surfen.
Mein persönlicher Favorit: Daumenkino im Internet auf der Website der Pariser Modedesignerin Clara Collins (Eintrag vom 21.1.2007).
Mehr schöne Websites bei Smashing Magazine