E-Mails sind zum Stress-Faktor im Büro geworden – für viele auch zu Hause und unterwegs. Doch mit etwas Organisation lässt sich Einiges an Ärger vermeiden. Dazu hier drei Tipps:
1. Spam reduzieren
Wer es sich leisten kann, sollte mit der Weitergabe seiner E-Mail-Adresse im Web vorsichtig sein. Oder eine eigene Spam-Adresse verwenden. Darüber hinaus hilft ein guter Spamfilter wirklich. Ich selbst nutze Spamihilitor.
2. Seltener E-Mails abfragen
Die meisten E-Mail-Programm fragen viel zu häufig E-Mails ab. Mit reduzierten Intervallen arbeitet man weit konzentrierter an Aufgaben, E-Mails werden gebündelt erledigt. Ansonsten reißt jedes einzelne E-Mail aus dem Arbeitsfluss – und es dauert im Schnitt wieder rund 10 bis 15 Minuten bis man wieder voll konzentriert bei der unterbrochenen Aufgabe ist.
3.Inbox-System organisieren
Die meisten E-Mail-Nachrichten erhalten zu viel Aufmerksamkeit: Oft wird ein schneller Blick auf ein neues E-Mail geworden, die Erledigung oder Antwort dann aber auf später verschoben. So manche Nachricht wird dann noch mehrmals geöffnet – das kostet jedes Mal Zeit. Geblockte Mail-Zeiten sind daher auch aus diesem Grund sinnvoll: Viele Nachrichten können dann gleich beim ersten Öffnen erledigt werden, für die anderen gilt es ein System zu finden: ein Task-Ordner oder ein Termin am Kalender oder was immer – es gibt viele Möglichkeiten. Wichtig ist, das richtige System für sich zu finden.
Einen Blick wert ist die Idee von Nick Cernis. Auf seinem Blog „Put Things Off“ präsentiert er ein Rezept für den E-Mail-Heaven mit Einsatz von Gmail: jederzeit und überall Zugriff auf E-Mails, eine leere Inbox und eine verlässliche Erledigung von Aufgaben. Nick Cernis hat noch eine Reihe anderer Tipps, um sich die Arbeit einfacher zu machen. Einfach und praktisch ist auch seine Todoodlist, ganz klassisch auf Papier. Aber deutlich den meisten Response erhält er zum E-Mail-Heaven – man sieht, das Thema ist für viele aktuell.
Die Serie mit den E-Mail-Tipps ist damit an ihrem Ende angekommen. Bei Fragen zum Thema einfach ein E-Mail senden an: . Ich antworte gerne!
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Die besten E-Mail-Tipps V: Leseleicht schreiben
Wer es dem Empfänger leicht macht eine Nachricht zu lesen, hat viel gewonnen. Viele E-Mails sind aber so geschrieben, dass das Lesen richtig mühsam ist. Ziel ist daher: Das Wenige richtig und einfach sagen. Und dazu gibt es einige praktische Regeln:
- Starke Verben und konkrete Bilder machen Texte spannend. Gehäufte Hauptwörter, Fremdwörter und abstrakte Formulierungen sind dagegen sperrig und langweilig.
- Viele Füllwörter und Adjektive lassen sich streichen (auch, insbesondere, vielleicht, aber …)
- Sätze in E-Mails sollten kurz sein – ideal sind maximal zehn Wörter.
- Hauptsätze sind einfacher zu erfassen. Nebensätze daher sparsam einsetzen und nicht für die Hauptaussage.
- Die direkte Ansprache des Empfängers weckt sein Interesse.
- Argumente sollten in klaren, nachvollziehbaren Gedankengängen formuliert werden.
- Wichtig ist auch, die gewünschte Reaktion eindeutig klar zu machen.
Die besten E-Mail-Tipps IV: Türöffner
Die ersten Sekunden prägen die Einstellung zu einem Menschen. Ähnlich ist es bei E-Mails: Nur fällt hier die Entscheidung noch viel rascher, ob eine Nachricht interessant ist.
Empfänger selektieren oft direkt in der Inbox: Sie machen zunächst einen Blick auf den Absender: Ist das Unternehmen oder die Person bekannt?
Dann wird der Betreff gelesen: Klingt das informativ und interessant? Bringt das einen Nutzen? Wird die Neugierde geweckt?
Ist dieser erste Scan überstanden, entscheidet der Gesamteindruck: Wirkt das E-Mail seriös, ist es übersichtlich? So manche Nachricht ist eine lange, unübersichtliche Bleiwüste. Da entsteht beim Empfänger schnell das Gefühl, sich damit nicht plagen zu wollen. Richtig sind daher gut gegliederte E-Mails, die idealerweise in einem Screen zu lesen sind. Interessantes Detail: E-Mails an B2C-Emfänger dürfen länger sein als jene an B2B-Adressaten.
Nun beginnt der Empfänger zu lesen. Der erste Absatz muss klar machen, worum es geht und warum das für ihn wichtig ist – ansonsten steigt er schnell wieder aus.
Genau diese eben angeführten Punkte sind damit die wichtigsten Türöffner für ein E-Mail:
- Absender: am besten eine bekannte Person
- Betreff: interessant & aussagekräftig formuliert
- Gesamteindruck der Nachricht: übersichtlich & seriös
- Erster Absatz: interessanter Einstieg ins Thema
> Das nächste Mal: die besten Tipps für das Schreiben von E-Mails.
Die besten E-Mail-Tipps III: Sprache
E-Mails werden oft so geschrieben, als würde man mit dem Empfänger ein Telefongespräch führen. Viele Informationen kommen bei einem E-Mail aber gar nicht so an – z. B. ob etwas im Spaß oder im Ernst gemeint war. Oft wird etwas auch anders verstanden, weil es zu kurz beschrieben wird. Im persönlichen Gespräch haben wir die Möglichkeit, Missverständnisse gleich klarzustellen – beim E-Mail nicht. Diesen Unterschied gilt es im Hinterkopf zu behalten, um einen besseren Sprachstil zu erreichen!
Viele Probleme ließen sich vermeiden, wenn E-Mails mit mehr Sorgfalt geschrieben würden. Meist werden sie jedoch innerhalb weniger Minuten aufgesetzt und abgeschickt. Gerade bei wichtigen Nachrichten macht es Sinn, sich mehr Zeit zu nehmen. Ein einfacher Trick ist, eine Nachricht zunächst als Entwurf zu speichern und nach einer Pause nochmals zu überprüfen. Fast immer wird man Punkte entdecken, die doch besser formuliert werden können. Und auch Rechtschreibfehler lassen sich so gut aufspüren.
Ebenso ist die Tonart von E-Mails oft nicht angemessen. Gerade zu Beginn einer „E-Mail-Beziehung“ sollte man auf einen korrekten Umgangston achten. Dazu zählt auch die persönliche Anrede: Nichts liest der Empfänger so gerne wie seinen Namen, wenn er richtig geschrieben ist. Eine höfliche Grußformel am Ende ist die passende Verabschiedung. Sie lässt sich einfach in die Signatur integrieren – das macht auch abgekürzte Formeln à la „mfg“ unnötig.
Abkürzungen sind ohnehin ein besonderes Thema. Sie sind in E-Mails ungemein beliebt, stören zugleich aber den Lesefluss und sehr oft werden sie vom Empfänger überhaupt nicht verstanden. Daher gilt: Nur absolute gängige Abkürzungen verwenden!
> Das nächste Mal: die besten Türöffner für E-Mails.
Die besten E-Mail-Tipps II: Signatur
Stellen Sie sich vor, ein Geschäftspartner überreicht Ihnen beim ersten gemeinsamen Termin die nebenstehende Visitenkarte. Sie werden ziemlich überrascht sein. Denn es fehlen sämtliche übliche Informationen.
Bei einer Visitenkarte wird das nie passieren, in E-Mails mitunter schon. Dabei ist es ganz einfach, eine Signatur einzurichten, die bei jedem E-Mail mitgeschickt wird.
Für diese Signatur gilt es, einige wichtige Regeln zu beachten:
- Für Mitarbeiter von Unternehmen gibt es klare rechtliche Vorschriften, welche Informationen in der Signatur enthalten sein müssen. Dazu zählen zum Beispiel: exakte Firmierung, Firmensitz, Firmenbuch-Nummer, Firmenbuchgericht. Genaue und aktuelle Informationen dazu gibt es bei der Wirtschaftskammer.
- Die Kontaktdaten sind rechtlich nicht gefordert, aber natürlich ein wichtiger Bestandteil.
- Sinnvoll ist auch eine Subline mit einer Botschaft zum Unternehmen. So kann der Empfänger den Absender sofort zuordnen.
- Hinzu kann noch ein individuelles Element kommen: wie etwa ein Zitat, ein persönliches Anliegen, der Hinweis auf eine aktuelle Veranstaltung oder eine Produkt-Ankündigung.
- Viele E-Mails enthalten am Ende einen Disclaimer. Er ist aus gesetzlichen Gründen nicht notwendig, über den Sinn lässt sich streiten, aber gerade bei vielen großen, internationalen Konzernen ist er vorgeschrieben.
- Auch bei der Signatur sind Kürze & Prägnanz wichtig. Daher will gut überlegt sein, welche Inhalte man tatsächlich anführt.
- Signaturen werden am besten als reine Textvorlage erstellt. Logos und andere Bildelemente sind hier fehl am Platz – und werden oft nicht richtig angezeigt.
> Das nächste Mal: die besten Tipps für die Sprache in E-Mails.
Die besten E-Mail-Tipps I: Struktur & Format
Das Intro zur Serie hat es bereits erwähnt: Texte sind am Bildschirm weit schwieriger zu lesen als auf Papier. Hinzu kommt: Die Gestaltungsmöglichkeiten sind limitiert, gerade wenn der Empfänger die Nachricht nur als reines Text-E-Mail empfängt.
Beschränkung lautet daher das wichtigste Gebot für E-Mails. Das gilt für die Strukturierung ebenso wie für die Formatierung:
- Jedes E-Mail widmet sich am besten nur einem Thema. Das erleichtert den weiteren Kommunikationsverlauf. Und meist wird ohnehin nur das erste Anliegen wahrgenommen – die weiteren gehen oft unter.
- Attachments sollten möglichst klein sein. Für E-Mails, die unverlangt zugesandt werden, gilt ein Datenlimit von 100 KB. Auch ansonsten sollte man kein E-Mail mit mehr als 3 MB einfach ins Blaue versenden.
- Das wichtigste Formatierungsmittel ist schlichtweg der Absatz – andere Formatierungen gehen ohnehin oft verloren. Ein Absatz ca. alle 4 Zeilen – das steigert die Übersicht enorm!
- Sehr hilfreich sind außerdem Aufzählungen (mit einfachen Bindestrichen sind sie auch in reinen Text-Mails lesbar).
- Möglich ist auch, bestimmte Wörter in Fettschrift hervorzuheben (nicht jeder Empfänger wird das allerdings sehen).
- Für alle anderen Formatierungen gilt: besser nicht. Kursivschrift, grelle Hintergründe und bewegte Logos werden schnell zum Ärgernis.
- Auch ganze Wörter in Blockbuchstaben sind schwierig zu erfassen.
- Für die Schrift ist eine Variante vom Typ Arial optimal, schwierig zu lesen sind Serifenschriften wie die Times. Die ideale Schriftgröße liegt zwischen 10 und 12 Punkt. Je älter der Empfänger ist, desto mühsamer sind kleine Buchstaben für ihn zu lesen!
> Das nächste Mal: die besten E-Mail-Tipps für die Signatur.
Summertime IV: Effizienter e-mailen
Als rasches, unkompliziertes Tool hat E-Mailen das Marketing und die alltägliche Büro-Arbeit in den letzten Jahren stark verändert – mit einer enormen Effizienz hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand.
E-Mail-Marketing wird in den USA als das leistungsstärkste Marketingsinstrument eingeschätzt (mit einer Zustimmung von 80 Prozent) und ein Viertel des Online-Handels ist heute auf einen E-Mail-Anstoß zurückzuführen. Das schreibt zumindest Torsten Schwarz in „Praxistipps E-Mail-Marketing 2.0„. E-Mails waren jüngst etwa das Basismedium in Obamas erfolgreicher Wahlkampagne.
Aber erweist sich E-Mail im täglichen Arbeiten wirklich als Segen? Rund 35 Mrd. E-Mails werden laut IDC an jedem Werktag verschickt. Die Inflation an E-Mails in den Inboxen wird zunehmend zum Problem. Gerade wer in größeren Konzernen arbeitet, fühlt sich schon alleine mit unternehmensinternen Nachrichten überhäuft und das Löschen von Spam erfordert immer mehr Zeit.
Ein typischer Sachbearbeiter verbringt mittlerweile 40 Prozent seiner Arbeiszeit für das Handling der E-Mails. Das schätzen Mike Song, Vicki Halsey und Tim Burress in ihrem Buch „Die Hamsterrevolution. Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos“. Vielleicht ist die Zahl etwas überzogen, aber sie zeigt eine grundsätzliche Einordnung und die Dimension des Problems. Ein simples Beispiel illustriert, wie sehr unser Arbeiten vom E-Mailen dominiert und oft auch blockiert ist. Ein Sachbearbeiter erhält und versendet pro Tag zum Beispiel 50 E-Mails. Die Autoren rechnen weiter: In einem Jahr ergibt das 12.200 Nachrichten oder 50 Arbeitstage, die mit dem E-Mailen verbracht werden. Das ist nicht wenig, konsequentes Ziel sollte also sein, die E-Mail-Flut zu verringern. Denn das Resultat wäre beachtlich: Bereits eine Reduktion des Nachrichtenaufkommens um 20 Prozent summiert sich in diesem Beispiel innerhalb eines Jahres zu einer Einsparung von zehn ganzen Arbeitstagen.
Wie kämpft man aber erfolgreich gegen die E-Mail-Flut an? Das Buch „Die Hamsterrevolution“ stellt dazu 4 Strategien vor:
1. E-Mail-Volumen reduzieren
Zunächst heißt es einmal selbst weniger senden: Wer weniger Nachrichten verschickt, erhält auch weniger. Weiter gedacht sollte man generell überlegter e-mailen. Empfänger würden gerne auf so manches belanglose Informieren („zu Ihrer Information“), redundantes Wiederholen, Bestätigen oder höfliches Dankesagen verzichten – sehr viele solcher Nachrichten sind nicht notwendig und tragen primär zu vollen Inboxen bei. Das gilt gerade auch für CC-Nachrichten. Darüber hinaus gilt es auf vollständige Nachrichten zu achten: Es erfreut den Empfänger ungemein, alle Informationen zu einem Thema in einem E-Mail zu erhalten und nicht häppchenweise.
2. E-Mail-Qualität verbessern
Gestaltung und Betreff sind zwei wesentliche Faktoren, um die Qualität einer Nachricht zu steigern. Ein aussagekräftiger Betreff ist für Empfänger und Absender gleichermaßen eine Wohltat (gerade auch bei der Weiterbearbeitung und beim späteren Wiederauffinden einer Nachricht). Und manchmal lässt sich der gesamte Inhalt gleich in den Betreff packen. Zum Beispiel bei einer Erledigt-Benachrichtigung. Mit einem Hinweis „EdN“ (Ende der Nachricht) signalisiert man dann dem Empfänger, dass er den Haupttext der Nachricht nicht mehr anzusehen braucht.
Die Gestaltung von E-Mails wird oft sträflich vernachlässigt. Allzu viel Aufwand ist auch nicht nötig (und möglich). Einige grundsätzliche Regeln aber entscheidend, bei K2 waren sie schon ausführlich zu lesen.
3. Info-Training
Mike Song und seine Co-Autoren schlagen vor, eigene Informations-Trainer in einem Unternehmen zu qualifizieren, die den richtigen Umgang mit E-Mails im eigenen Betrieb weitergeben und interne Organisations-Strategien entwickeln. Das kann in größeren Unternehmen wirklich sinnvoll sein.
4. Das KOTA-System
Dieses System schlägt vor, E-Mails in 4 Ordnern zu strukturieren: Kunde – Output – Team – Administration. Es ist eine mögliche Systematik, mir persönlich sagt dieser Vorschlag nicht zu. Aber das Anliegen dahinter stimmt: Ordnung ist der halbe E-Mail-Himmel. Wer für das richtige System Inspiration sucht, ist auch beim Blog von Nick Cernis richtig. Und denken sollte man auch an die vielen Transaktions-Mails, Newsletter und dergleichen: Dafür am besten gleich eigene Eingangsordner anlegen – damit diese Nachrichten nicht die Inbox füllen und wichtige Mails dazwischen übersehen werden.
Überlegter E-Mailen ist ein Geschenk an sich selbst und an andere. Man sollte damit jetzt beginnen.
> Mehr dazu:
Serie bei K2: Die besten E-Mail-Tipps
Mike Song, Vicki Halsey und Tim Burress
Die Hamsterrevolution. Vier Strategien gegen das tägliche E-Mail-Chaos
Gabal Verlag 2007
> Das nächste Mal:
Summertime V: Der eigenen Kreativität auf der Spur
Alle Beiträge der Serie Summertime
BACN oder wie Social Media die E-Mail-Flut steigern
PR-Blogger Klaus Eck schreibt gerade über die vielen Mails von Social-Media-Netzwerken, die über den Tag verteilt in seinem Postfach eintrudeln – und immer wieder aus der Arbeit raus reißen. Für diese automatisierte News-Meldungen und Benachrichtigungen von Xing, Twitter, Mr. Wong & Co. hat sich der Begriff BACN gefunden: „Notifications you want. But not right now.“
Das Thema kenne ich und der Tipp, seltener Mails abzurufen, war bei K2 auch schon mal zu lesen. Richtig gut (und simpel) ist der Hinweis mit den Ordnern: Mit einer einfachen Regel kann man dort Mails von bestimmten Absendern automatisch hinterlegen und liest sie dann gebündelt, wenn man auch den Kopf dafür frei hat (für eine News-Group verwende ich dieses Prinzip schon sehr lange). Positiver Nebeneffekt: Wichtige Mails sind so in der Inbox rascher zu finden.