Vor einigen Jahren hielt ich bei einer IBM-Veranstaltung einen Slot zum Thema E-Mailen. Zur Veranschaulichung der E-Mail-Flut bastelte ich damals eine Inbox mit mehr als 5 Mio. E-Mails. Einige Jahre später mag diese Zahl immer noch hoch sein, aber die Dimension hat sich doch in diese Richtung verschoben. Spam-Filter und Löschen von Newslettern helfen oft nicht wirklich, auch Rundmails und CC-Nachrichten füllen die Mailbox, dazwischen geht schon mal ein dringendes Thema unter.
Death by E-Mail
Manche Organisationen möchten sich heute von E-Mails überhaupt verabschieden, bei anderen werden keine E-Mails nach 18 Uhr zugestellt. Brauchen wir das, hilft das überhaupt?
E-Mail ist der Brief von heute – aber kein Chat
Sinnvoll ist, sich an die eigentliche Funktion eines E-Mails zu erinnern – im Kern ist es der Brief von heute. Für einen Brief haben wir uns früher Zeit genommen. Es erforderte auch einige Zeit, ihn auf einer Schreibmaschine oder sogar per Hand zu schreiben. Diese Sorgfalt schadet auch bei einem E-Mail nicht: Also, ein Anliegen zunächst zu bearbeiten und dann ein überlegtes E-Mail dazu verfassen – prägnant und nur zu einem Thema.
E-Mails eignen sich jedoch gar nicht zum Chatten oder um ein Thema zwischen mehreren Personen abzustimmen. Wir alle kennen ausufernde E-Mail-Schlangen, bei denen sich ein schlüssiger Verlauf kaum mehr ermitteln lässt. Für solche Themen sollten wir andere Tools verwenden – wie Doodle oder Chats bei Facebook & Co. Oder einfach zum Telefonhörer greifen und den anderen anrufen.
Ohnehin ist die E-Mail-Flut primär ein B2B-Thema. Im B2C-Bereich verlieren E-Mails immer mehr an Bedeutung – viele (junge) Menschen tauschen sich praktisch nur noch über Whats App oder Facebook aus.

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Schon bald ein Klassiker zum Thema: E-Mail-Flut statt Büffeljagd