E-Mails sind zum Stress-Faktor im Büro geworden – für viele auch zu Hause und unterwegs. Doch mit etwas Organisation lässt sich Einiges an Ärger vermeiden. Dazu hier drei Tipps:
1. Spam reduzieren
Wer es sich leisten kann, sollte mit der Weitergabe seiner E-Mail-Adresse im Web vorsichtig sein. Oder eine eigene Spam-Adresse verwenden. Darüber hinaus hilft ein guter Spamfilter wirklich. Ich selbst nutze Spamihilitor.
2. Seltener E-Mails abfragen
Die meisten E-Mail-Programm fragen viel zu häufig E-Mails ab. Mit reduzierten Intervallen arbeitet man weit konzentrierter an Aufgaben, E-Mails werden gebündelt erledigt. Ansonsten reißt jedes einzelne E-Mail aus dem Arbeitsfluss – und es dauert im Schnitt wieder rund 10 bis 15 Minuten bis man wieder voll konzentriert bei der unterbrochenen Aufgabe ist.
3.Inbox-System organisieren
Die meisten E-Mail-Nachrichten erhalten zu viel Aufmerksamkeit: Oft wird ein schneller Blick auf ein neues E-Mail geworden, die Erledigung oder Antwort dann aber auf später verschoben. So manche Nachricht wird dann noch mehrmals geöffnet – das kostet jedes Mal Zeit. Geblockte Mail-Zeiten sind daher auch aus diesem Grund sinnvoll: Viele Nachrichten können dann gleich beim ersten Öffnen erledigt werden, für die anderen gilt es ein System zu finden: ein Task-Ordner oder ein Termin am Kalender oder was immer – es gibt viele Möglichkeiten. Wichtig ist, das richtige System für sich zu finden.
Einen Blick wert ist die Idee von Nick Cernis. Auf seinem Blog „Put Things Off“ präsentiert er ein Rezept für den E-Mail-Heaven mit Einsatz von Gmail: jederzeit und überall Zugriff auf E-Mails, eine leere Inbox und eine verlässliche Erledigung von Aufgaben. Nick Cernis hat noch eine Reihe anderer Tipps, um sich die Arbeit einfacher zu machen. Einfach und praktisch ist auch seine Todoodlist, ganz klassisch auf Papier. Aber deutlich den meisten Response erhält er zum E-Mail-Heaven – man sieht, das Thema ist für viele aktuell.
Die Serie mit den E-Mail-Tipps ist damit an ihrem Ende angekommen. Bei Fragen zum Thema einfach ein E-Mail senden an: . Ich antworte gerne!