Nicht jedes Thema ist für ein Pressegespräch oder eine Pressekonferenz geeignet und so manches Detail sollte man vorher planen. Hier kommt eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zur Planung aus österreichischer Sicht. In Deutschland mag manches anders sein – Input dazu wäre interessant!
1. Ist eine Pressekonferenz das richtige Instrument?
Kann das Thema in einer Presseaussendung nicht ausreichend dargelegt werden – sind Erklärungen notwendig? Oder handelt es sich um einen regelmäßigen Anlass – wie eine jährliche Bilanz-Pressekonferenz?
2. An welchem Ort soll die Pressekonferenz stattfinden?
Zentrale Erreichbarkeit und Image der Location sind ebenso ein Kriterium wie Raumgröße, Ambiente und Ausstattung. Außerdem wichtig: Passt der Ort zum Thema?
3. Wann ist der beste Termin?
An manchen Tagen häufen sich Presse-Termine. Ein Blick in Terminkalender (z.B. APA) schafft rechtzeitig Klarheit. Ebenso wichtig ist die Abklärung im eigenen Unternehmen: Ab wann kann das Thema nach außen kommuniziert werden, wann haben die Referenten Zeit?
Der präferierte Zeitpunkt von Journalisten ist gegen 10.00 Uhr.
4. Wie sieht die Einladung aus?
Die Einladung wird üblicherweise rund zwei Wochen vor der Pressekonferenz an relevante Journalisten per E-Mail versandt – mit der Bitte um eine Anmeldung. Im Text werden kurz das Thema beschrieben, Termin und Ort genannt sowie die Referenten angeführt. Kurz vor dem Pressegespräch wird telefonisch nachgefasst.
5. Wie sieht die inhaltliche Vorbereitung aus?
Jede gelungene Aufführung will geprobt werden, das gilt auch für Pressekonferenzen. Eine Generalprobe ist daher ein verlässlicher Erfolgsfaktor – gerade hier kommt der Input der Agentur zum Tragen.
6. Welche Unterlagen stehen bei der Pressekonferenz zur Verfügung?
Die Presseunterlagen zur Pressekonferenz enthalten den ausführlichen Pressetext, eine Rednerliste sowie ergänzende Materialien wie z. B. Factsheet des Unternehmens, Organigramm, Unternehmensbroschüre, Fotos auf CD, Schreibmaterial, ev. kleine Giveaways etc.
7. Wie ist die Bewirtung organisiert?
Üblich sind kalte und warme Getränke sowie auf den Tischen eingestellte kleine Snacks.
8. Waran ist bei der Organisation vor Ort zu denken?
Vor Ort ist eine Fülle von Kleinigkeiten zu beachten: Hinweisschilder, Sitzordnung, technische Ausstattung mit Beamer und Leinwand, Licht (Verdunkelungsmöglichkeit), Namensschilder für Referenten, Eintragungsliste für Journalisten.
9. Was erfolgt im Anschluss an die Pressekonferenz?
Nach der Pressekonferenz werden die Unterlagen an nicht erschienene Medien versandt. Wichtig ist auch eine Info an die Medienbeobachtung.